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Mikron Switzerland AG, Division Tool

Otto Bihler Maschinenfabrik GmbH & Co. KG

Perspectix AG

Über die Schreibtische der zehn Mitarbeiter des Verkaufs laufen pro Jahr etwa 1200 Angebote. Diese Menge manuell zu bearbeiten, würde viel Zeit und Mühe kosten. Gleichzeitig liess sich nicht vermeiden, dass die Angebote in Details unterschiedlich gestaltet und formatiert waren – ein nicht optimaler Zustand für die Verantwortlichen.

30 Prozent geringerer Aufwand

Erleichterung bietet der in P’X5 integrierte «Project Organizer», der den grafischen Konfigurator mit flexibler CRM-Funktionalität ergänzt. Er ermöglicht, technische und kaufmännische Belange auf zwei unterschiedlichen Ebenen zu handhaben. Die Mitarbeiter können nun in ihren Angeboten Positionen frei hinzufügen, sortieren und individuell abändern. Regelmässig verwendete Dienstleistungen lassen sich in Bibliotheken als Projektbausteine hinterlegen und bei Bedarf schnell in die Angebotsstruktur einbinden. «Der Project Organizer war genau das, was wir gebraucht haben. Jetzt können wir Angebote auf Knopfdruck so gestalten, wie sie zum Kunden verschickt werden sollen», schildert Ralf Staub, P’X5-Autor.

Mit dem Perspectix-Werkzeug konfigurieren die Experten des Verkaufs die Auslegung eines angefragten Produkts und übergeben es anschliessend ihrem Sekretariat. Die dortigen Mitarbeiter können dann mit der Software das Angebot mit allen Layoutvorgaben sowie kaufmännischen Textbausteinen problemlos finalisieren und an den Kunden weiterleiten. Bernd Haussmann resümiert: «Betrachtet man den gesamten Prozess der Angebotserstellung, haben wir dank der Automatisierungen durch P’X5 in etwa 30 Prozent weniger Aufwand.»

Katalogaktualisierung im Handumdrehen

Seit Mitte 2011 beschleunigt Bihler mit Hilfe der P’X5-Software ebenso die Erzeugung von Katalogen und Preislisten. Das Unternehmen aktualisiert jedes Quartal seine 37 Maschinen- und Produktkataloge, die jeweils 4 bis 40 A4-Seiten enthalten. Nimmt man die Varianten in den drei Standardsprachen Deutsch, Englisch und Französisch und andere regionalspezifische Aspekte hinzu, müssen die Verantwortlichen für einen einzigen Katalogzyklus 555 einzelne PDF-Dokumente erstellen und an alle relevanten Mitarbeiter sowie Vertriebsorganisationen verteilen.

Diese Arbeit nahm in der Vergangenheit rund zwei Wochen in Anspruch, da deren Prozesskette mehrere Stationen zu durchlaufen hatte. Ein separates Softwarewerkzeug mit eigener Datenbank verwaltete die Komponentenpreise und war nur per Schnittstelle mit dem Konfigurator verbunden. In mühevoller Kleinarbeit mussten die Informationen aus beiden Seiten in Beziehung gebracht und miteinander abgeglichen werden.

Jetzt pflegen die Bihler-Mitarbeiter die Preislisten direkt in der P’X5-«Sales Solution» ein und können auf das alte Werkzeug einschliesslich seiner Datenbank und deren Verwaltung verzichten – mit gerngesehenen positiven Nebeneffekten: Artikel müssen nicht mehr doppelt gepflegt werden, wodurch immer die Gefahr bestand, dass Ungereimtheiten zwischen den beiden Systemen entstehen. Zudem freut sich die IT, dass sie sich fortan um eine Schnittstelle weniger kümmern muss.

Preise zu aktualisieren und anzupassen, verläuft nun in P’X5 wesentlich einfacher und schneller. Insbesondere die Standardteile aus dem Bihler-Maschinenbau lassen sich sehr rasch in die Datenbank einspeisen. Die Preiskalkulation für das zusammengestellte Produkt erfolgt selbsttätig und simultan zur Konfiguration. Gemeinsam mit den Automatismen, die das Tool für die Dokumenterstellung etabliert, reduziert sich der Arbeitsaufwand enorm. «Früher benötigten wir zwei Wochen, heute reicht ein halber Tag aus.» Mit wenigen Klicks sind alle Kataloge fertig und können ohne Nachbearbeitung ins Intranet gestellt werden. <<

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