gesponsertIndirekte Beschaffung: Ein unterschätztes Effizienzthema Digitalisierungsdefizite und -potentiale im Einkauf

6186 Stunden pro Jahr verwendet das produzierende Gewerbe durchschnittlich für den indirekten Einkauf. Eine aktuelle Studie zeigt: Trotz Ressourcenmangel und Kostendruck ist die Digitalisierung in vielen Einkaufsabteilungen noch nicht angekommen. Während Fertigungsprozesse längst digitalisiert sind, hinkt der indirekte Einkauf hinterher – mit deutlichen Folgen für Kosten und Effizienz.

Die Studie vom B2B-Beschaffungsunternehmen Unite und der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig beleuchtet die digitale Reife europäischer Industrieunternehmen, insbesondere in der MEM-Industrie, der Automobilbranche und Logistik. Die Ergebnisse sind eindeutig: Auch Unternehmen mit komplexen Lieferketten investieren noch viel Zeit in manuelle Prozesse. Rund 40 Prozent setzen für zentrale Aufgaben im Beschaffungsmanagement weiterhin auf klassische Office-Software.

Die Untersuchung zeigt detailliert, wie aufwendig die Beschaffung von indirekten Materialien ist: Im Schnitt bearbeiten Einkaufsteams von produzierenden Unternehmen 50 Sourcing-Fälle jährlich mit rund 250 Lieferanten. Die Gesamtzeit für diese Prozesse summiert sich auf 6186 Stunden pro Jahr. Besonders zeitintensiv sind:

• Demand Management: 26 Stunden pro Sourcing-Fall für Ausgabenanalyse, Bedarfsplanung und Reporting.

• Sourcing: 16 Stunden je Fall für Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlungen.

• Supplier Management: 6 Stunden pro Lieferant im Jahr für Onboarding und Betreuung.

• Purchase-to-Pay: 32 Minuten pro Bestellung inklusive Freigabeprozesse und Rechnungsverarbeitung.

Digitalisierung als Schlüssel zur Transformation

Firmen mit integrierten, digitalen Systemen arbeiten effizienter, doch viele Betriebe schöpfen das Potenzial digitaler Lösungen nicht aus. Nur 15 Prozent der befragten Unternehmen haben vollständig digitalisierte, integrierte Einkaufsprozesse. Elektronische Marktplätze können den Beschaffungsaufwand um bis zu ein Drittel senken, werden aber nur von 22 Prozent als Hauptkanal genutzt.

Dennoch ist Offenheit für neue Technologien vorhanden: Fast die Hälfte der Unternehmen nutzt bereits Risikomanagement-Tools, weitere planen deren Einführung. Auch KI-basierte Lösungen und Procurement-as-a-Service (PraaS) gewinnen an Bedeutung.

Um den indirekten Einkauf zukunftsfähig zu machen, empfiehlt die Studie:

• Medienbrüche vermeiden und Prozesse abteilungsübergreifend integrieren.

• Datenbasiertes Kostenmanagement etablieren und Transparenz schaffen.

• KI und PraaS zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung nutzen.

Gerade für Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau ist die Digitalisierung des indirekten Einkaufs ein wichtiger Hebel. Wartung, Reparatur und Betrieb beeinflussen Produktionssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit direkt. Wer den indirekten Einkauf digitalisiert, verschafft sich einen klaren Vorsprung in Sachen Effizienz, Kostenkontrolle und Nachhaltigkeit. Die Potenziale sind vorhanden – jetzt gilt es, sie zu nutzen.

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