Wartungsplaner für Inventarverwaltung Warum ein Wartungsplaner unverzichtbar ist

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Ein Wartungsplaner lässt sich sinnvoll in die Inventarverwaltung des Unternehmens einbetten. Für den ganzheitlichen Ansatz beim Asset-Management wird allerdings eine spezifische Infrastruktur benötigt. Der Schweizer Anbieter Timly setzt dabei auf die Cloud und eine universelle Web-App.

Wartung und Instandhaltung betreffen eine Vielzahl an einzelnen Komponenten im Produktionsprozess von Unternehmen. Teilweise handelt es sich um feste Intervalle, oft jedoch auch um variable Termine, die von Faktoren wie Betriebsstunden und Abnutzung abhängen. Dazu kommen zahlreiche sicherheitstechnische Verpflichtungen, etwa nach den Vorgaben des Unfallversicherungsgesetzes (UVG) oder der Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV). Auch Termine wie der E-Check oder Hauptuntersuchungen für Fahrzeuge gehören in den Themenbereich. Die Notwendigkeit der Einhaltung von Wartungsterminen ergibt sich aber nicht nur aus gesetzlichen Vorgaben. Werterhalt und die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Maschinen machen die sorgfältige Wartungsplanung alternativlos.

Klassische Lösungen vs. spezialisierter Wartungsplaner

Eine manuelle Koordination der Vielzahl an Terminen, die alle notwendigen Maschinen und Anlagen im Unternehmen betreffen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig – weswegen es Sinn macht, für den Wartungsplaner Software einzusetzen. Ein kostenloser Wartungsplaner, etwa in Form eine Tabellenkalkulation, vereinfacht die Übersicht zwar, eine Automatisierung ist jedoch in der Regel nur mit zusätzlichen Plugins oder Skripten umsetzbar. An dieser Stelle stellt sich die Frage, ob eine ganzheitliche Inventarsoftware mit einem integrierten Wartungsplaner am Ende nicht die effektivere und damit kostengünstigere Lösung darstellt. Dies dürfte immer dann der Fall sein, wenn dadurch Arbeitszeit eingespart werden kann und gleichzeitig Ausfallzeiten durch die sinnvolle Kombination anstehender Termine verringert werden können. Automatisierte Erinnerungen sowie das Einbinden von externen Dienstleistern sind beispielsweise Funktionen, die zum Umfang spezialisierter Wartungssoftware gehören. Ticket-Systeme machen Arbeiten transparent und vereinfachen zugleich die in vielen Vorschriften obligatorische Dokumentation der durchgeführten Massnahmen.

Vollständige Inventarerfassung als Basis

Die vollständige Erfassung unterschiedlicher Assets im Unternehmen in einer einheitlichen Lösung lässt sich am besten datenbankbasiert umsetzen. Listen und Tabellen sind nicht ausreichend dynamisch, um unterschiedliche Attribute übersichtlich darzustellen. Zudem können Verknüpfungen von Objekten kaum auf diesem Weg abgebildet werden. Dies ist aber erforderlich, wenn etwa gefiltert werden muss, welche Komponenten betroffen sind, sobald ein bestimmter Produktionsabschnitt gewartet werden soll.

Mit einer Inventarsoftware wie Timly ist es grundsätzlich möglich, jegliche Assets eines Unternehmens zu verwalten. Dafür lassen sich beliebige Kategorien anlegen und mit den notwendigen Attributen versehen. Jeder Artikel kann verknüpft werden mit Personen, Standorten und Containerobjekten, bei denen es sich auch um Räume oder Produktionsabschnitte handeln darf. Während einerseits alle notwendigen Informationen in Form von durchsuchbaren und filterbaren Attributen abgelegt werden, steht zudem eine digitale Geräteakte zur Verfügung. Darin finden Dokumente und Bilddateien ihren Platz. Wartungsanleitungen und Fotos von Zustand oder Schäden der Arbeitsmittel bleiben dadurch direkt im Profil eines Assets.

Für jeden Gegenstand ist zudem ein Kalender vorhanden, in den anstehende Termine eingetragen werden. Damit diese einheitlich verwaltet werden können, lassen sich dafür Serviceaktivitäten aller Art definieren - sozusagen als Schablonen. Entsprechend müssen die notwendigen Wartungen und Sicherheitschecks dann nur noch den angelegten Gegenständen zugeordnet werden. Soll eine Aktivität ausgeführt werden, wird hierfür ein Ticket geöffnet. Hinterlegte Verantwortliche und externe Beauftragte werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Der aktuelle Stand des Tickets lässt sich in der Wartungsübersicht einsehen. Durchgeführte Massnahmen können direkt im Ticket eingetragen und so dokumentiert werden. Jedes Ticket kann auch gleich eine Vielzahl an Assets umfassen, so zum Beispiel ein Containerobjekt mit etlichen Unterobjekten. Es ist dann nicht mehr erforderlich, Wartungsmassnahmen einzeln zu veranlassen.

Verfügbarkeit durch cloudbasierte Speicherung

Die Effizienz einer Datenbank hängt weniger von ihrer Performanz ab, die in der heutigen Zeit bei einer Aufgabe wie der Inventarverwaltung kaum noch ein Problem darstellt. Vielmehr muss der Datenbestand möglichst einfach zugänglich sein. Soll hierfür das firmeninterne Netzwerk verwendet werden, stellt die Anbindung von Aussenbereichen, aber auch von Mitarbeitern auf externen Montage- oder Baustellen sowie im zunehmend etablierten Homeoffice, unter Umständen hohe Anforderungen an die sichere IT-Infrastruktur. Diese Problematik umgeht Timly, indem autarke Cloud-Server eingesetzt werden. Dadurch benötigen Anwender lediglich ein internetfähiges Endgerät, um mit der Inventarverwaltung zu arbeiten und den Wartungsplaner zu bedienen. Das Software-as-a-Service-Konzept (SaaS) verlagert zudem den administrativen Aufwand weitgehend an den Anbieter. Lokal müssen lediglich die Benutzer angelegt und verwaltet werden.

Die App als Werkzeug

Damit im Wartungsplaner Wartung direkt dokumentiert werden kann, aber zum Beispiel auch ein digitales Handbuch im Wartungsplaner zugreifbar ist, bietet sich der Zugriff über ein mobiles Endgerät an. Apps lassen sich für bestimmte Anwendungsfälle optimieren und sorgen in der Regel für eine einfache Bedienbarkeit. Dies kann beispielsweise bei schlechten Licht- oder Witterungsverhältnissen im Aussenbereich eine Rolle spielen. Zudem sind aufwändige Tastatureingaben, aber auch das Ausfüllen ausgedruckter Formulare, in manchen Arbeitsbereichen nicht zweckmässig. Timly bietet aus diesem Grund eine Web-App an, die direkt im Browser des Endgerätes aufgerufen wird und für unterschiedliche Gerätegrössen geeignet ist. Um manuelle Eingaben zu minimieren, stehen QR-Codes als Identifizierungsmerkmal für Assets zur Verfügung. Diese lassen sich im Barcode-Scanner der App einlesen, um so Geräteprofile aufzurufen.

Wartungsplaner mit smarter Unterstützung

Softwarebasierte Wartungsplaner bieten zumeist Schnittstellen, durch die sie sich mit anderen Programmen und Datenquellen koppeln lassen. Dies kann wichtig sein, um vorhandene Datenbestände aus anderen Anwendungen im Unternehmen zu importieren oder zu synchronisieren. Hierfür hat Timly eine universelle REST-API. Durch die Kooperation mit adnexo besteht zusätzlich die Option, smarte Sensoren aus dem Bereich des Internet of Things (IoT) zu integrieren. Im Angebot sind dort beispielsweise GPS-Tracker, die Laufleistungen und Aufenthaltsorte aufzeichnen, Sensoren zur Messung von Füllständen für Betriebsmittel sowie zur Feststellung von Temperaturen oder Feuchtigkeit. Auf diese Weise lassen sich manuelle Kontrollen einsparen und dynamische Wartungstermine in das automatisierte Wartungskonzept des Unternehmens einbinden.

Industrie und Handwerk im Fokus

Wartungsplaner sind gerade im handwerklichen Bereich oftmals schon etabliert. So gehören Unternehmen wie der Kälteanlagenbauer Hauser aus Linz in Österreich schon seit Jahren zu den Kunden von Timly. Dort wird die komplette Werkzeugverwaltung mit der Inventarsoftware abgewickelt. Verantwortliche sehen auf diese Weise, wo sich Arbeitsmittel befinden. Das Melden und Tracken von Defekten laufen bei Hauser komplett über das System. Ersatzteile können direkt nach Eingang einer Meldung bestellt und Reparaturtermine vereinbart werden. Vermehrt nutzen aber auch Kunden aus der Industrie digitale Wartungsplaner innerhalb einer Inventarsoftware. Gerade ganzheitliche Lösungen decken hier häufig den vollständigen administrativen Bereich des Asset-Managements ab, von der Bestandsverwaltung bis hin zur Wartungsplanung.

Werkzeugverwaltung und Wartungsplaner sorgen für Nachhaltigkeit

Nachhaltiger Umgang mit knapper werdenden Ressourcen gehört zu den Herausforderungen, die Verantwortliche von Unternehmen in Zukunft bewältigen müssen. Dafür ist es erforderlich, Arbeitsmittel effizient einzusetzen, aber auch deren Leistungsfähigkeit zu verfolgen. So lassen sich Kosten kalkulieren und langfristige Planungen über Lebensdauer und zeitgerechte Ersatzbeschaffung vereinfachen. Wartung und Instandhaltung sind die Schlüsselelemente, um Arbeitsmittel möglichst lange störungsfrei einsetzen zu können. Daher lassen sich Inventarverwaltung und Wartungsplanung letztlich auch nicht getrennt voneinander betrachten. (böh)

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