Basiswissen Dokumentenmanagement-System Wie ein Dokumentenmanagement-System Maschinenbauer unterstützt

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Auch im digitalen Zeitalter wickeln viele Maschinenbauer einen Grossteil ihrer Geschäftsprozesse elektronisch ab. Dabei fallen riesige Datenmengen an, die mit speziell entwickelten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) effizient verwaltet und archiviert werden können. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagement-System ist, welche Funktionen es bietet und warum es gerade für Maschinenbauer unverzichtbar ist.

Was ist ein DMS?

Ein sicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine zuverlässige Software, um Dokumente übersichtlich zu organisieren. Es ermöglicht, gescannte und digitalisierte Dokumente schnell und einfach zu suchen, zu bearbeiten, zu speichern und zu verfolgen.
Darüber hinaus werden die in den Dokumenten enthaltenen Informationen automatisch erkannt und an externe Systeme wie CRM oder ERP weitergeleitet.
Der Einsatz eines DMS ermöglicht es konkret, komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abzubilden. Dadurch werden Brüche in der Informationsverarbeitung vermieden, Datenredundanzen reduziert und die Informationsbereitstellung optimiert. Darüber hinaus entlastet ein DMS die Umwelt und die Mitarbeitenden, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Was sind die Vorteile eines DMS?

Jetzt, wo Sie den Begriff DMS verstanden haben, fragen Sie sich vielleicht, welche Vorteile innovative DMS-Lösungen bieten und wie sie Ihnen helfen können, Ihre Daten effizienter und sicherer zu verwalten.

Produktivitätsboost: Effizientere und schnellere Arbeitsabläufe

Durch die Einführung eines DMS und die Automatisierung von Prozessen und Abläufen können Arbeitsabläufe beschleunigt und zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten minimiert werden.
Dies führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis für Sie und Ihr Team bei gleichzeitiger Steigerung der Gesamtproduktivität. Konkret bedeutet dies, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Zeit mit monotonen und manuellen Tätigkeiten verbringen müssen und stattdessen mehr Raum für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten haben.

Alles auf einem Blick

Ein solches DMS erleichtert die Nachvollziehbarkeit aller Unternehmensprozesse. Dadurch wird die Transparenz erhöht und jeder Arbeitsschritt kann besser nachvollzogen werden.
Zudem können Teammitglieder den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf eingreifen oder unterstützen.
Auch das Management ist jederzeit über den aktuellen Stand der einzelnen Projekte informiert, was zu schnellen und zielgerichteten Entscheidungen führt.

Weniger Fehler & mehr Perfektion

Ein DMS trägt dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren und die Bearbeitung von Vorgängen wesentlich präziser und genauer zu gestalten. Ihr Maschinenbau-Unternehmen profitiert also von einer deutlichen Qualitätssteigerung.
Darüber hinaus sind digitale Systeme häufig in der Lage, automatische Warnungen oder Hinweise zu versenden, wenn bestimmte Richtlinien oder Regeln nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter verbessert.
Dadurch profitieren nicht nur Unternehmen, sondern auch die Kunden von einer höheren Qualität, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Alle Dokumente sind sicher

Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten den bestmöglichen Schutz für Ihre Dokumente und Daten. Sie verwenden wirksame Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmechanismen, um diese Sicherheit zu gewährleisten.
Darüber hinaus ermöglicht ein solches System die regelmässige Erstellung sicherer Backups, die bei Bedarf oder unerwarteten Ereignissen wie einem Systemausfall oder einem Cyberangriff schnell und einfach wiederhergestellt werden können.
Die Verwendung von digitalen Signaturen und elektronischen Dokumenten gewährleistet die Einhaltung der Sicherheitsstandards und verhindert die Manipulation von Dokumenten.

Warum lohnt sich ein DMS vor allem für Maschinenbauer?

Der digitale Wandel bringt für den Maschinen- und Anlagenbau enorme Veränderungen - und neue Chancen. Vor allem die Vernetzung von Mensch und Maschine steht dabei im Vordergrund. Immer grössere Datenmengen müssen in kürzester Zeit abgerufen werden.

Compliance und Qualitätssicherung

Der Maschinenbau unterliegt strengen regulatorischen Anforderungen und Qualitätsstandards. Ein DMS kann helfen, die Einhaltung dieser Anforderungen sicherzustellen, indem es die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller relevanten Prozesse erleichtert.

Kosten- und Zeitersparnis

Durch die Automatisierung manueller Aufgaben und die Verbesserung der Zusammenarbeit kann ein DMS zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen führen. Natürlich spart man sich gleichzeitig den Bedarf an physischen Kopien und damit die Kosten für Drucker, Tinte, Papier oder auch Porto.

Grosse Datenmengen

Maschinenbauunternehmen arbeiten oft mit einer grossen Anzahl von Dokumenten, darunter technische Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge, Kundenaufträge und vieles mehr. Ein DMS hilft dabei, diese Dokumente effizient zu organisieren, zu suchen und wiederzuverwenden. Mitarbeiter müssen nicht mehr verschiedene Dateisysteme oder E-Mail-Anhänge durchsuchen

Fazit

Wie bereits erwähnt, kann sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für Maschinenbauer lohnen, aber auch Unternehmen aus anderen Branchen können von einem DMS profitieren und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen. <<

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