Enterprise Resource Planning Software

Abacus Research AG: Auftragsabwicklung und Produktion nach Mass mit «Abacus ERP»

| Redakteur: Luca Meister

Screenshot aus der «Abacus Business Software»: massgeschneiderte Auftragserfassungsmaske. (Bild: Abacus)
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Screenshot aus der «Abacus Business Software»: massgeschneiderte Auftragserfassungsmaske. (Bild: Abacus)

>> Beim Lichtspezialisten Fluora Leuchten AG aus Herisau wurde die «Abacus Business Software» individuellen Kundenanforderungen angepasst. Dank der Flexibilität und Erweiterbarkeit des ERP-Systems verfügt das Unternehmen nun über beste Möglichkeiten, um bei Projekten individuelle Anpassungen vorzunehmen. Ein Überblick über die Vorteile verschiedener Software-Funktionen.

mei. Viele herausragende Neubauten in der Schweiz warten mit speziellen Lichtlösungen auf, die von der Herisauer Firma Fluora Leuchten AG stammen: die Therme Vals, die Notrufzentrale und der Pfalzkeller in St. Gallen oder das Liner-Museum Appenzell – entworfen von den Architekten Peter Zumthor, Santiago Calatrava und Annette Gigon/Mike Guyer. Seit 1946 produziert und montiert Fluora Leuchten mit Zweigstellen in Aarwangen und Stuttgart Licht- und Leuchtsysteme sowie Lichtkörper. Bei allen Produkten werden spezifische Kundenanforderungen berücksichtigt.

Dies verlangt eine ERP-Software, welche die Mitarbeiter bei Fluora in ihrer Effizienz unterstützt. Die Hauptforderung an das ERP-System ist deshalb eine «schlanke» Abwicklung aller Kundenaufträge sowohl in Produktion als auch Montage, damit die Lichtlösungen termingerecht produziert werden können.

Standardlösung sorgt für universelle Einsetzbarkeit

Für ein Konstruktions- und Produktionsunternehmen wie Fluora ist ein effizientes Auftragsmanagement zentral. Mit «Abacus» hat Fluora eine Standardsoftware im Einsatz, die dank ihrer Flexibilität und Erweiterbarkeit in der Lage ist, bei Änderungen individuelle Anpassungen an verschiedenen Prozessen vorzunehmen:

Zeitgewinn bei Folgeprozessen

Produktionsrelevante Informationen wie etwa die Sonderlänge von Leuchten müssen nur einmal erfasst werden. Diese Masse werden danach von allen Folgeprozessen übernommen, sei es in der Produktion für die Materialberechnung oder im Einkauf für die korrekte Fremdbeschaffung. Am Lager wird zudem der korrekte Einstandspreis errechnet und nachgeführt.

Reduktion von Modifikationsfehlern

Modifikationen an Standardleuchten werden im Verkaufsauftrag durch die Sachbearbeiter vermerkt. Damit wird der gesamte Ablauf von der Preisfindung über den Einstandspreis bis zur Steuerung der Logistik koordiniert. Fehlerquellen gegenüber dem Vorgängersystem konnten dadurch markant reduziert werden.

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Überblick im Offertwesen

Die Zusatzfunktion «Versionierung von Offerten» verwaltet alle Preisanfragen zu einem bestimmten Objekt, für das verschiedene Lichtplaner und Elektriker Offerten (bei Fluora) einholen. Durch die Versionierung wird verhindert, dass sich die Offertstatistik durch Mehrfachanfragen verfälscht. Die einzelnen Offerten können dabei trotzdem mit unterschiedlichen Konditionen oder individuellen Ausprägungen ausgestellt werden.

Koordination von Auftragszeiten

Die Funktion «Lieferzeitkategorie» steuert die Termine im Verkaufsauftrag gemäss den Vorgaben der Produktion. Grundlage ist die voraussichtliche Produktionszeit. Alle Produkte werden einer bestimmten Produktgruppe mit unterschiedlichen Produktionszeiten zugeordnet. Diese werden wöchentlich festgelegt, wobei bei jedem Verkaufsauftrag automatisch das jeweils früheste mögliche Lieferdatum berechnet wird.

Termingerechter Einkauf

Für den optimalen Einkauf von Handelsprodukten nach Objekten wurde die Funktion «Auftragsorientierte Einkaufsdisposition» entwickelt. Damit werden Bestellungen aufgrund der vorgegebenen Bauetappe und der hinterlegten Lieferzeit termingerecht ausgeführt. Bei der Bestellung werden die nötigen Referenzen sowohl im Verkaufsauftrag als auch auf der Bestellung automatisch eingetragen.

Schneller Zugriff auf Informationen

Da die Lichtsysteme aufgrund von Änderungen am Objekt nach Auftragsvergabe oftmals angepasst und geändert werden müssen, ist es für die Sachbearbeiter hilfreich, dass das Abacus-Produktionsplanungs- und Steuerungssystem mit dem «Abteilungsleitstand» der Produktionsabteilung die Aufträge erst nach der Produktionsfreigabe und beim effektiven Startdatum des Arbeitsgangs anzeigt. Beim erstmaligen Aufrufen des Produktionsauftrags werden automatisch das dazugehörige Produktionspapier und die hinterlegten Konstruktionszeichnungen ausgedruckt.

Schnelle Kommunikation

Eine wesentliche Optimierung in der Prozessabwicklung ist auch die EDI(Electronic Data Interchange)-Integration der Zulieferer für Blech- und Plexiglasteile. Damit können auch Kleinteile und Kleinstaufträge wirtschaftlich ausgelagert werden. Da beide Zulieferer die gleiche Business Software einsetzen, werden Bestellungen aus dem Einkaufsmodul von Fluora direkt an die Kommunikationsplattform «AbaNet» geschickt, wo diese vom Lieferanten automatisch abgeholt und im Verkaufsprogramm als Auftrag angelegt werden. Die Rechnung geht den gleichen Weg – einfach in entgegengesetzter Richtung.

Erfolgreiche Implementierung

Remo Eccher, CEO bei Fluora Leuchten, berichtet: «Mit der realisierten Lösung kann nun gut gearbeitet werden; die Prozesse haben sich etabliert. Die Abacus-Standard-Software mit Auftragsbearbeitung und PPS hat sich bei uns im operativen Einsatz bestens bewährt.» Bei der Implementierung wurden sowohl die Projekttermine als auch das Budget eingehalten. Laut Eccher hat es sich bei der Einführung bewährt, dass die Leitplanken für die Systemausgestaltung durch die Geschäftsleitung vorgegeben wurden, das «Feintuning» dann aber durch die einzelnen Fachabteilungen erfolgte. Für den Erfolg des Projektes sei es zudem wichtig gewesen, dass für die verschiedenen Teilprojekte bestimmte Projektverantwortliche bestimmt wurden.

Die vom Abacus-Partner bsb.info.partner aus St. Gallen realisierte Systemlösung wird nun sukzessive zu einem zentralen Arbeitswerkzeug ausgebaut. Als nächstes ist die zentrale Datenablage aller Pläne in den Dossiers zum jeweiligen Objekt und Kunden geplant. <<

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