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Integrierte Managementsysteme Effiziente Prozesse als Erfolgsfaktor

Redakteur: Matthias Vogel

>> Für internationale Firmengruppen muss ein Managementsystem die vielfältigen Anforderungen aller Firmenstandorte erfüllen. Das Ziel sind effiziente und nachhaltige Prozesse an jedem Standort sicherzustellen. Bei der Firmengruppe Daetwyler Industries kam dafür das Synovision-Management-Modell zum Einsatz, welches diese Anforderungen auf einfache und für alle Mitarbeitende leicht verständliche Weise erfüllt.

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Montage von anspruchsvollen Maschinen für Dritte (ICON AG) bei Daetwyler Industries.
Montage von anspruchsvollen Maschinen für Dritte (ICON AG) bei Daetwyler Industries.
(Bild: Synovision AG)

Die Daetwyler Industries ist ein industrielles Unternehmen mit Standorten in der Schweiz, USA, Estland, China und Indien. Die über 400 Mitarbeitenden sind im präzisen Maschinenbau, im Sonderanlagenbau sowie in der Auftragsproduktion und -montage tätig. Zudem erbringt die Daetwyler Industries Engineering-Dienstleistungen in den Bereichen Mechanik, Elektrik, Elektronik und Software.

Die verschiedenen Standorte mit den zum Teil sehr unterschiedlichen Anforderungen an die Prozesse stellten sehr hohe Ansprüche an das Integrierte Managementsystem. Zudem wollte das Management sicherstellen, dass die einzelnen Standorte möglichst autonom geführt werden können, ohne dass diese durch zentrale Kontrollmechanismen gebremst werden. Viel unternehmerische Eigenverantwortung vor Ort und möglichst einheitliche Prinzipien bezüglich Führung, Prozessen und Organisation über die ganze Firmengruppe ist ein wichtiger Grundsatz, den es zu befolgen galt.

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Das Synovision- Management-Modell

Als Grundlage für den Aufbau des Integrierten Managementsystems diente das Synovision-Management-Modell. Das Synovision-Management-Modell ist modular aufgebaut und konnte einfach auf die verschiedenen Bedürfnisse der Standorte angepasst werden. Für jeden Prozess wurden auf der zweiten Ebene eine Prozessgrafik und eine Prozessbeschreibung zusammen mit den Mitarbeitenden erarbeitet. Diese Prozessstrukturen dienten dann auch für die Navigation im Intranet. Die Mitarbeitenden können Formulare, Vorlagen und Checklisten direkt vom Intranet herunterladen. Hier kam bei allen Standorten das Intranet Tool «syntranet» der Synovision AG zum Einsatz. Das syntranet besticht vor allem durch seine Einfachheit. Mit drei Klicks finden die Anwender das gewünschte Dokument.

Bei der Erarbeitung des Integrierten Managementsystems standen die Effizienz der Prozesse sowie die Prozessergebnisse bezüglich Qualität, Kosten und Terminen im Zentrum. Die Gestaltung der Prozesse wurde deshalb in allen Standorten zur Chefsache erklärt. Die Aufgaben der Prozessverantwortlichen wurden fast ausschliesslich durch Geschäftsleitungsmitglieder der entsprechenden Standorte wahrgenommen. Die Prozessverantwortlichen waren dann auch für den stufengerechten Einbezug der Mitarbeitenden über die Linienorganisation verantwortlich. Effiziente Prozesse sind Chefsache!

Berater wirkt als Schrittmacher und Systemgestalter

Die Projektleitung der Realisierung des «Integrierten Managementsystems» wurde durch Kurt Feuz, ein Berater von der Synovision AG, übernommen. Der Berater wirkte dabei als Schrittmacher, Systemgestalter und unterstützte die Prozessverantwortlichen bei Problemlösungen bezüglich Prozessen, Organisation und Führung. Die externe Unterstützung war ein Vorteil, da interne Personen oft zu stark durch das Tagesgeschäft beschäftigt sind. Zudem bringt der Externe den wichtigen Blick von aussen ein. Die sogenannte «Betriebsblindheit» kann so umgangen werden.

Viele Prozesse werden heute über das ERP-System abgewickelt. Deshalb wurde parallel zu der Prozessgestaltung auch der Einsatz des ERP-Systems geprüft. Als Resultat sind prozessgerechte Anleitungen entstanden, welche auch wieder in das Intranet bei den entsprechenden Prozessen integriert wurden. Die ERP-Anleitungen haben sich bei der Einführung von neuen Mitarbeitenden sehr bewährt. Mit der Definition von prozessgerechten ERP-Anleitungen ist auch die Verbindung von Managementsystem und ERP-System sehr gut gelungen.

System erfüllt Anforderungen bezüglich Arbeitssicherheit

Nachdem in den letzten Jahren diverse Standorte als Einzelunternehmen erfolgreich zertifiziert wurden, erfolgte nun im November 2012 die erfolgreiche Zertifizierung nach ISO 9001 des Mutterhauses in Bleienbach als sogenanntes Multi Site Audit durch die Zertifizierungsstelle. Das Managementsystem erfüllt zudem auch die Anforderungen bezüglich Arbeitssicherheit, beinhaltet das Interne Kontrollsystem (IKS) und ein Risk Management. An den Standorten in der Schweiz erfolgte zudem eine freiwillige Systemprüfung der Arbeitssicherheit durch die SUVA. Das interne Kontrollsystem (IKS) wurde im Rahmen der jährlichen Revision durch die Revisionsstelle überprüft. Alle Überprüfungen wurden mit Bravour bestanden.

Prozesse weiter optimierenund verbessern

Mit der erfolgreichen Zertifizierung wurde ein wichtiger Meilenstein im Hinblick auf die stetige Verbesserung erreicht. Es geht nun darum, im Rahmen eines systematischen Unterhalts des Managementsystems die Prozesse weiter zu optimieren und zu verbessern. Das Ziel sind effektive, effiziente und nachhaltige Prozesse. Dieser Unterhalt wird durch den Multi-Site-Koordinator geplant, koordiniert und überwacht. Die Rolle des Multi-Site-Koordinators wird durch den externen Berater der Synovision AG wahrgenommen. Dabei lautet die Devise: «Immer bessere, schnellere und günstigere Prozesse». <<

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