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ERP-Software Guter Service sichert Abstand zur Konkurrenz

| Redakteur: Luca Meister

>> Das Ostschweizer Unternehmen S. Keller AG ist u.a. auf die Herstellung von Garagen-Toren spezialisiert. Um sich von der ausländischen Konkurrenz abzusetzen, legt es Wert auf exzellente Service- und Wartungsdienstleistungen. Unterstützt werden die Service-Prozesse von der Montage über die Service- und Wartungsarbeiten bis zur Vertragsverwaltung mit dem Abacus-Service- und Vertrags-Management.

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Marcel Binder, Marketing-Verantwortlicher bei der S. Keller AG.
Marcel Binder, Marketing-Verantwortlicher bei der S. Keller AG.
(Bild: Abacus)

mei. Marcel Binder, Marketing-Verantwortlicher bei der S. Keller AG in Diepoldsau, hatte ein Luxusproblem: Der Geschäftsbereich mit den Garagen-Toren entwickelte sich so erfolgreich, dass auch das Service-Geschäft an Umfang zunahm. Um die dabei anfallenden administrativen Arbeiten wie das Verwalten der Service-Verträge, die Erstmontage der Produkte bei den Kunden, periodisch fällige Service-Leistungen oder auch Reparaturaufträge IT-mässig zu unterstützen, entschied sich Marcel Binder für die Einführung des Service-Tools der Ostschweizer Software-Herstellerin.

Ein exzellenter Service sei für S. Keller ein wichtiger Differenzierungsfaktor gegenüber der ausländischen Konkurrenz, ist M. Binder überzeugt. Dazu gehöre auch, dass sich die administrativen Arbeiten speditiv und systemunterstützt rasch erledigen liessen. Bis dahin wurden sämtliche Service-Leistungen für die Rapportierung bei S. Keller von Hand auf Formulare in Excel, Outlook und Word eingetragen. Da die Informationen nicht an einem zentralen Ort, sondern in verschiedenen Programmen und Rechnern gespeichert waren, brauchte es einiges an Aufwand, um sich einen Überblick über fällige Wartungs- oder Reparaturarbeiten verschaffen zu können. Das geht heute mit der integrierten Service-Lösung von Abacus viel besser. Ein grosser Vorteil sei, meint M. Binder, dass die Service-Lösung vollumfänglich in das Abacus-ERP eingebettet ist.

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Subunternehmer-Aufträge

Montage und Reparaturen werden bei S. Keller von fünf Subunternehmen ausgeführt. Mit dem neuen Service-Tool steht Binder ein Werkzeug zur Verfügung, das diese Einsätze und Abrechnungen effizient und transparent abwickelt. Aus dem Programm wird nach abgeschlossenem Montage- oder Service-Auftrag automatisch eine Gutschrift zugunsten des jeweiligen Subunternehmers erstellt, die anschliessend in der Kreditoren-Software erfasst und auch gleich über diese an die Subunternehmer ausbezahlt wird. Die Subunternehmer werden dadurch von administrativen Arbeiten wie z.B. dem Fakturieren ihrer Leistungen an S. Keller entbunden, was von diesen selbstredend sehr geschätzt wird.

Transparenz dank standardisierten Prozessen

Der besseren Transparenz wegen war es das Ziel, mit der Service-Software von Abacus sämtliche Objektdaten, Verträge, Service-Intervalle und Reparaturen an einem zentralen Ort abzulegen. Die etwa 300 Wartungsverträge werden vom Service-Leiter und seiner Assistentin verwaltet, ausgeführt und disponiert, was mit dem neuen Programm leicht zu erledigen ist. Zudem werden jährlich 1500 Service-Aufträge über das System abgewickelt, welche Montage-, Wartungs-, Reparatur- und Garantiearbeiten betreffen. Damit für jedes Objekt eine vollständige Historie mit allen Details von der Erst-Montage über sämtliche nachfolgenden Service-Aufträge besteht, wird bereits die Erst-Montage respektive Installation als Montage-Auftrag über das Service-Tool ausgeführt.

Alles erfolgt auf Knopfdruck

Für M. Binder hat der Einsatz des Service-Programms für die Zusammenarbeit mit den Subunternehmern den Vorteil gebracht, dass nur jene Leistungen ausbezahlt werden, die effektiv ausgeführt wurden. Denn alle eingereichten Rapporte lassen sich unverzüglich auf ihre Richtigkeit prüfen, um diese dann auf dem Auftrag zu erfassen. So behält er stets die Kontrolle über die ausgeführten Arbeiten, obwohl diese von den Subunternehmern erledigt werden.

Auch ist der Überblick über die fälligen Wartungsarbeiten einfacher und besser geworden. Musste zuvor jede Wartungs-Offerte von Hand erstellt werden, liegt sie jetzt systemgestützt unmittelbar nach dem Verkauf eines Garagen-Tors vor. Das führte dazu, dass seit der Einführung des Service-Werkzeugs die Anzahl Wartungsverträge mit demselben Mitarbeiterbestand um 150 gestiegen ist. Das Programm sorgt zudem dafür, dass trotz vergrösserter Vertragsanzahl rechtzeitig alle vertraglich vereinbarten Service-Aufträge periodisch ausgelöst werden.

Der Aufwand für die Erstellung eines Montage-Auftrags sei jetzt zwar etwas höher als früher, erläutert M. Binder. Dafür seien aber alle Informationen von einem zentralen Ort abrufbar, lobt er. Das Resultat ist eine erhöhte Transparenz. Weil die Service-Prozesse nun standardisiert ablaufen, sind sämtliche Schritte vorgegeben und einheitlich, was sich auch positiv bei Stellvertretungen auswirkt.

Verbesserte Service-Qualität

Mit der Service-Lösung ist S. Keller nun gut aufgestellt. «Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Subunternehmern über die Service-Lösung von Abacus hat die Service-Qualität gegenüber den Endkunden verbessert», stellt M. Binder zufrieden fest. Er meint, dass dies essenziell sei, um auch in Zukunft gegenüber den grossen Anbietern aus dem Ausland bestehen zu können: «Damit sind wir einen wichtigen Schritt weiter als die Konkurrenz.» Die grossen Profiteure der Neuerung sind aber die Kunden von S. Keller. Dank der beschleunigten Reaktionszeiten können alle Schäden innerhalb einer Frist von durchschnittlich zwei Tagen behoben werden, währenddem die ausländische Konkurrenz dafür zum Teil bis zu zwei Monate benötigt. Zudem, folgert M. Binder zum Schluss, habe sich die Datenqualität seit der Einführung des Service-Programms markant verbessert. <<

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