Doku und Risikobeurteilung für Spezialgetriebe

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Dokumentation für komplexe Produkte

«Früher haben wir unsere technischen Dokumentationen in Eigenregie erstellt. Da die Anforderungen unserer Kunden an die Umsetzung einer Anleitung ständig steigen, haben sie einerseits nicht mehr unseren eigenen hohen Ansprüchen genügt, andererseits waren wir unsicher, ob sie allen rechtlichen Kriterien entsprechen bzw. alle gültigen nationalen und internationalen Normen abdecken», berichtet Jens Westh. «Unsere Produkte sind komplex. Und da wir in einem globalen Wettbewerb stehen, haben wir uns folgerichtig entschlossen, die Hilfe eines Dienstleistungsunternehmens zum professionellen Erstellen der notwendigen Unterlagen in Anspruch zu nehmen.»

Die Getriebefirma arbeitet mit dem renommierten Dokumentationsdienstleister Kothes Schweiz GmbH aus Kloten in der Nähe des Zürcher Flughafens zusammen. Der Spezialist für das Erstellen fachgerechter Dokumentationen bringt das notwendige Know-how mit und hilft, unnötige Kosten sowie Haftungsrisiken zu vermeiden. «Wir sind mittlerweile ein gut eingespieltes Team. Unsere Techniker stellen alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung, so dass die Anleitung rechtzeitig zur Auslieferung zur Verfügung steht», so Jens Westh. Die Zusammenarbeit beider Unternehmen funktioniert reibungslos. Die fertige Dokumentation einschliesslich der Risikobeurteilung steht in der Regel innerhalb von ca. zwei Wochen zur Verfügung. «Wir sind auf der rechtssicheren Seite und können uns absolut auf unsere Kernkompetenz, den Getriebebau, konzentrieren.»

Betriebs- und Montageanleitungen mit Zusatzinformationen

Getriebe sind das Herzstück jeder Seilbahn. Sie müssen unter allen Umständen zuverlässig funktionieren. Neben Seilbahngetrieben gehören noch Turbo- und Schwerlastgetriebe, Extruder-, Spezial- und Standardgetriebe für die unterschiedlichsten Anwendungen zur Angebotspalette. Auch für sie gelten die höchsten Qualitätsmassstäbe. Die nach der neuen Maschinenrichtlinie erforderliche Betriebs- und Montageanleitung, die von Kothes um zusätzliche Inhalte zur Erfüllung weiterer Rechtsnormen angereichert wurde, umfasst beim Getriebehersteller in der Regel zwischen 60 und 100 Seiten. Die notwendige Risikobeurteilung bringt es auf weitere ca. 80 Seiten. «Lediglich bei Produktvarianten erstellen wir heute auf der Basis der vorhandenen und geprüften Texte selbst die notwendigen Anleitungen», erklärt Jens Westh.

Die fertige Anleitung wird vom Dienstleistungsanbieter in alle benötigten Sprachen übersetzt. Für rund 100 Produkte ist bis jetzt eine technische Dokumentation erstellt worden. «Pro Jahr kommen wir auf ungefähr vier neue Anleitungen», berichtet Jens Westh. 90% der technischen Dokumentationen sind immer gleich, lediglich 10% des Textes muss massgeschneidert angepasst werden. Hier ergeben sich durch die modulare Erstellung der Anleitung durch den Dienstleister nennenswerte Kostenvorteile, da für den überwiegenden Teil der Anleitung auf vorhandene Textbausteine zurückgegriffen werden kann.

Generelle Inhaltsbausteine firmenübergreifend genutzt

Zum Erstellen der Dokumentation kommt «Kothes Network» zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um eine Plattform, mit der generelle Inhaltsbausteine zum Teil firmenübergreifend genutzt werden, so dass diese für ein einzelnes Unternehmen kostenfrei nutzbar sind. Das wird durch den Einsatz eines Datenbank-basierten Content Management Systems (CMS) erreicht, mit dem Inhaltsbausteine verwaltet und automatisiert komplette Dokumentationen erzeugt werden können. Die Verwendung im CMS bringt weitere Vorteile mit sich. Die meisten unternehmensspezifischen Inhalte können mehrfach verwendet werden. Übersetzungen dieser Inhalte, die ebenfalls in der Datenbank abgelegt sind, können jederzeit kostenfrei abgerufen werden.

Der relativ kleine Teil der Inhalte, die neu verfasst werden müssen, wird durch den technischen Redakteur Björn Schinkel erstellt, der von Kothes als fester Ansprechpartner für Kissling eingesetzt ist. Durch diese enge Bindung sorgt der Dokumentations-Dienstleister dafür, dass auf Seiten Kisslings ein erheblich geringer Aufwand im Zutragen der Informationen für die Technische Dokumentation entsteht.

«Zwar greifen wir heute nicht mehr auf die eigenen Mitarbeiter zurück, wenn wir Anleitungen für neue Produkte verfassen, aber der Einsatz des Fremdunternehmens rechnet sich für uns auf jeden Fall, da wir absolute Rechtssicherheit gewonnen haben», verdeutlicht Jens Westh. Aus Sicht des Getriebebauers stimmt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Information

Kothes! Schweiz GmbH

Schaffhauserstrasse 146

8302 Kloten

Tel. 043 255 42 82

Fax 043 255 42 83

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