Enterprise Content Management ECM-Systeme: Der Treibstoff für KI-gesteuerte Unternehmensprozesse

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Die Kombination von Enterprise Content Management Systemen (ECM) und künstlicher Intelligenz verleiht produzierenden Unternehmen bedeutende Wettbewerbsvorteile. Diese resultieren aus effizienteren digitalen Arbeitsabläufen, intelligenter Automatisierung, datenbasierten Entscheidungsgrundlagen und der Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Produzierende Unternehmen sehen sich aktuell mit einem Fachkräftemangel und damit Ressourcenengpässen konfrontiert. Zudem müssen sie permanent auf die Veränderungen des Marktes durch Anpassungen ihrer Prozesse und Strukturen reagieren. Fach- und Führungskräfte aus verschiedenen Abteilungen wie der Betriebswirtschaft, der Informatik, des Maschinenbaus und der Produktion arbeiten interdisziplinär zusammen. Dabei wird eine Vielzahl an wichtigen Dokumenten, wie technischen Zeichnungen, Spezifikationen, Arbeitsanweisungen, Verträgen, Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen erstellt und bearbeitet.

Diese komplexen Strukturen bringen eine Reihe von Herausforderungen mit sich, wie ineffiziente Prozesse, Informationslücken, mangelnde Versionierung von Dokumenten, erschwerte abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit sowie die Nichteinhaltung von Compliance-Richtlinien.

Die Digitalisierung der Wertschöpfungskette eröffnet neue Chancen

Ein intelligentes ECM-System bietet Unternehmen zentrale Speicherung, Transparenz, einfachen Zugriff, Datenextraktion, Klassifikation, Versionierung und Sicherheit. Die Arbeit zwischen Mensch und Maschine, Papier und digitalen Daten, Schreibtisch und intelligenten Tools wird neu verteilt. Repetitive, administrative Prozesse aus der Produktionshalle, Logistik, Finanzabteilung, dem Einkauf und der Vorstandsetage werden durchgehend digitalisiert und an eine künstliche Intelligenz abgegeben. Für produzierende Unternehmen ergibt sich hieraus eine Vielzahl an Wettbewerbsvorteilen:

1. Künstliche Intelligenz (KI) für eine qualifizierte, datengesteuerte Entscheidungsfindung

Ein ECM-System stellt eine umfangreiche und strukturierte Datenbasis bereit, die von KI-Algorithmen genutzt werden kann. Auf dieser validen Datengrundlage können Entscheidungen bestmöglich getroffen, Strategien abgeleitet und automatisierte und unterstützende Prozesse ausgelöst werden.

Als konkrete Anwendungsfälle seien hier beispielsweise Analysen zur ökologischen Bilanz entlang der Lieferkette sowie Benchmarking-, Risiko- und Compliance-Analysen von Lieferanten genannt.

2. Verkürzte Durchlaufzeiten und vereinfachte Prozesse für Projektfreigaben

Produzierende Gewerbe kämpfen in der Regel stets mit denselben Herausforderungen: Vom manuellen, zeitraubenden Abgleich der Bestelldaten über Teil- und Falschlieferungen, das Erfassen von Chargen- und Seriennummern bis hin zur Nicht-Einhaltung von Bezahl- und Skontofristen.

Durch die Implementierung von digitalen End-to-End-Workflows werden die relevanten Daten der eingehenden Dokumente automatisch erfasst, klassifiziert und extrahiert und bis hin zur Freigabe durch Projektverantwortliche gesteuert.

Dadurch wird die Planung und Koordination von Produktionsaufträgen optimiert und Produktionsstrassen können optimal ausgelastet werden. KI-gesteuerte Workflows ermöglichen es, Waren­eingänge den entsprechenden Bestellungen und Lieferanten zuzuordnen, einen Abgleich der Bestell- und Liefermengen durchzuführen und Rechnungen gegen Auftragsdaten zu prüfen.

Zudem stellen sie sicher, dass Fälligkeitsdaten eingehalten und Skonti abgezogen werden können.

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3. Bereinigung von Datensilos

Kunden-, Lieferanten- und Projektinformationen sind in der Regel in verschiedenen Systemen gespeichert, was zu Mehrarbeit und Informationsverlust führt.

Mit der ECM-Lösung wird ein gezielter Informationsfluss über alle Funktionen und Systeme hinweg sichergestellt: Relevante Lieferanten-, Bestell- und Produktionsdaten stehen den zugriffsberechtigten Mitarbeitenden abteilungsübergreifend, lückenlos und versioniert über die gesamte Wertschöpfungskette zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung.

Schnittstellen zu den gängigen Umsystemen wie ERP-, CRM- oder HR-Systemen merzen Informationssilos und deren Folgen aus, bündeln das Wissen des Unternehmens an einem Ort und sorgen so für mehr Agilität und eine hohe Datenqualität.

4. Sicherheit sensibler Daten, die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und das Recht auf Vergessenwerden

Informationen müssen nicht nur sicher gespeichert, durchsucht und effizient genutzt werden, vielmehr müssen Unternehmen auch in der Lage sein, dem im neuen Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) geregelten Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschrecht nachzukommen.

Ein ECM legt die Basis für eine digitale, gesetzeskonforme Ablage, eine transparente Nachverfolgbarkeit archivierungspflichtiger Dokumente und eine Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

Höchster Datenschutz wird durch eine starke Authentifizierung sowie durch rollenbasierte, granulare Zugriffsberechtigungen erreicht. Die zusätzliche Verschlüsselung von Dokumenten sowie die Überwachung von Änderungen sorgen für den umfassenden Schutz sensibler Dokumente.

Die Datenspeicherung kann dabei in der eigenen Infrastruktur On-Premise, in der Cloud oder hybrid erfolgen – gemäss den jeweiligen Sicherheitsanforderungen des Unternehmens.

Die ECM-Lösung in der Praxis: Das Fallbeispiel Ypsotec AG

80 % der Rechnungen werden beim Unternehmen Ypsotec heute, dank der Implementierung der Dokumenten-Management-Lösung Therefore™ mit IRIS Xtract, standardisiert und digital verarbeitet, mit nahezu 100 % vollautomatisierter Vorerfassung. Der Skonto kann in 95 % der Fälle abgezogen werden und der Status jeder Rechnung ist auf Knopfdruck bekannt. Eine direkte Schnittstelle zum ERP-System Abacus wurde integriert.

Ausschlaggebend für den Evaluierungsprozess war das jährlich anfallende Volumen von 6000 Rechnungen in Kombination mit langwierigen Freigabeprozessen, fehlender Kontrolle über den Bearbeitungsstatus und der damit einhergehenden intransparenten Liquiditätsplanung.

«Durch die Integration des Information Managements Therefore in Verbindung mit IRISXtract kann die Ypsotec AG eine hohe Datenqualität gewährleisten – ohne Ressourcenaufstockung» (Daniele Marco Galatioto, CEO Ypsotec).

(neu) SMM

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