Simus Systems: Stammdaten im Maschinenbau In drei Schritten zu hoher Datenqualität

Von Konrad Mücke

Master Data Governance definiert den Umgang eines Unternehmens mit Stammdaten aus strategischer, organisatorischer, methodischer und technologischer Sicht. Simus systems setzt dieses Konzept mit einem konsequenten Fokus auf eine nachhaltig hohe Datenqualität um.

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Die Software simus classmate lässt sich universell in unterschiedliche CAD-, PLM- und ERP-Softwaresysteme integrieren.
Die Software simus classmate lässt sich universell in unterschiedliche CAD-, PLM- und ERP-Softwaresysteme integrieren.
(Bild: simus systems)

Um Master Data Governance standortübergreifend in einem Industrieunternehmen zu etablieren, hat simus systems, Spezialist und Software-Anbieter für technische Massendaten in der Industrie, eine standardisierte Vorgehensweise entwickelt. Das zentrale Ziel dabei besteht in einer hohen Datenqualität für die weitere Digitalisierung. Zunächst werden klare Regeln für Aufbau, Struktur und Klassifizierung der Daten erarbeitet. Diese lassen sich mit ausgereiften Werkzeugen automatisiert auf den vorhandenen Datenbestand anwenden. Im zweiten Schritt werden Materialstamm-Antrags- und Pflegeprozesse erarbeitet und Verantwortlichkeiten dafür eindeutig definiert. Dank intelligenter Software-Module werden diese Prozesse automatisiert und abteilungsübergreifend etabliert. Dadurch wird sichergestellt, dass die einmal erreichte Datenqualität weiter aufrechterhalten wird. ERP-Systeme wie jene von SAP lassen zwar die Definition von Workflows zu, die Datenqualität verbessern sie dabei nicht.

Stammdaten automatisch aufbereiten

Den ersten Schritt gehen Unternehmen am besten mit einem Projekt zur Strukturierung und Klassifizierung der Materialstammdaten. Dabei kommt die Software simus classmate zum Einsatz, die Datenbestände aus den unterschiedlichen internen Quellen wie CAD-, ERP- und PDM-Systemen analysiert. Anhand der Analyseergebnisse sowie des fertigen Regelwerks werden die vorhandenen Datenbestände automatisch sinnvoll aufbereitet und strukturiert. Ein solches Projekt beauftragte im Jahr 2020 das Unternehmen Hawe Hydraulik, das Komponenten und Systeme für Hydraulik fertigt. Die Produkte übernehmen in zahlreichen Anwendungen wie Flugzeugen, Booten oder Fahrzeugen kritische Funktionen. Es gibt zahlreiche Varianten mit individuellen Ausprägungen. «Nach Marktrecherchen, Vorführungen und Referenzbesuchen haben wir festgestellt, dass die strukturierte Vorgehensweise, die Software-Unterstützung und die Erfahrungen von simus systems am besten zu uns passen», sagt Projektleiter Korbinian Peters, Systems Engineer bei Hawe, der das Projekt gemeinsam mit seinem Kollegen Christoph Römer umsetzt. «Besonders die von simus systems eingebrachte Klassenstruktur und die automatische Verarbeitung der Daten in simus classmate haben uns viel Zeit und Aufwand erspart», sagt Korbinian Peters. Die Ergebnisse wurden in 20 Online-Workshops mit Experten aus den jeweils betroffenen Bereichen gesichtet und verfeinert. «Die etwa zweistündige Bildschirmarbeit war mindestens so effektiv wie die üblichen Workshops vor Ort», meint Korbinian Peters. In einer anschliessenden Phase einzelner Reviews wurden die Materialstämme weiter verbessert. Kürzlich wurden rund 46 000 aktuelle und vollständige Datensätze erfolgreich in das SAP-Testsystem eingespielt. «Nun wird sichtbar, über welche Datenschätze wir verfügen und was wir alles damit anfangen können», freut sich Korbinian Peters und ergänzt: «Wir wollen auf dieser Basis viele Projekte zu Digitalisierungsthemen starten.»

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Suchmaschine sichert Datenqualität

Um die einmal erreichte Qualität der Materialstammdaten zu erhalten, wird im zweiten Schritt eine flexible Suchmaschine implementiert. Die Aerze­ner Maschinenfabrik GmbH, heute Familienunternehmen und Global Player mit weltweit 2500 Mitarbeitern, hatte mit simus systems ein Stammdaten-Projekt vor der Migration zu SAP durchgeführt. Ihre Gebläse, Verdichter, Drehkolbenverdichter und Turbogebläse werden im Stammwerk Aerzen mit rund 1150 Mitarbeitern als Standard-Baureihen und kundenspezifische Lösungen entwickelt und zu 85 Prozent exportiert. In der Konstruktion wurden immer wieder ähnliche Bauteile neu erstellt. «In unserem Altsystem gab es keine Suchfunktion», erinnert sich Wilfried Rupnow, Stammdatenmanager und Administrator bei Aerzen und führt weiter aus: «Für die Technik war es einfacher und schneller, neue Bauteile anzulegen. Dies sollte nun anders werden.» Dazu wurde classmate Finder eingeführt, eine Suchmaschine, die gewünschte Informationen in den angeschlossenen CAD-, PDM- und ERP-Systemen aufspürt und eine ganz neue Qualität der Suche ermöglicht, von der Navigation im grafisch dargestellten Klassenbaum über die Suche nach bestimmten Merkmalen bis zur frei definierbaren Ähnlichkeitssuche anhand von Geometrie, Vergleichsdaten oder Teilbereichen. Eigentlich sollten rund 40 Anwender in der Technik von diesen Funktionen profitieren. Doch aufgrund der hohen Benutzerfreundlichkeit meldeten immer mehr Fachbereiche Interesse an dem Softwaremodul. «Heute verwenden wir am Standort Aerzen 211 Lizenzen», freut sich Wilfried Rupnow. «Die Hauptnutzer verteilen sich von Einkauf und Qualitätssicherung über den Vertrieb bis in den After Sales Support», fügt er hinzu. Das ursprüngliche Ziel, durch die Suchfunktion weniger Artikel neu anzulegen, wurde erreicht. «Trotz Wachstum legen wir heute pro Jahr durchschnittlich 20 Prozent weni­ger neue Materialien an als vor fünf Jahren», erläutert Wilfried Rupnow.

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Materialstammdaten anlegen

Als dritten Schritt überarbeitete Aerzen in dem Projekt «Global Material Master» den Materialstamm-​Anlageprozess mit Blick auf einen weltweiten Einsatz. Das Projekt sollte die Datenqualität bei rund 130 000 Datensätzen, davon 77 000 aktiven Materialstämmen, weiter steigern, Fehlerquellen beseitigen und die Datennutzung verbessern. Dazu wurden gemeinsam mit simus systems stringente Regeln für den Umgang mit den Stammdaten (Master Data Governance) definiert, die durch automatische Prozesse von simus classmate unterstützt und mit dem bereits vorhandenen classmate Finder umgesetzt werden sollten. Wichtigste organisatorische Neuerung war die Einrichtung einer Stammdaten-Prüfstelle. Nach einer Suche in classmate Finder stellen die Anleger nun einen Materialantrag, der mit gefundenen, entsprechend abgeänderten Daten befüllt werden kann. Benachrichtigungen, das Anlegen vor Arbeitsvorrat in Arbeitsmappen und Statusvergabe erfolgen durch simus classmate. Auf diese Weise können viele Fachabteilungen an der Pflege von Materialstämmen beteiligt werden. Damit alle Felder konform ausgefüllt werden, bietet simus systems einen anpassbaren, automatisierten Prozess. «Die Anwender nehmen Stammdaten nun viel wichtiger und strengen sich bereits im Vorfeld mehr an, Materialien richtig zu beschreiben», sagt Christian Weper, der die Stammdatenstelle leitet. Jedes Material durchläuft bis zur vollständigen Definition unterschiedliche Bearbeitungsschritte. So wird beispielsweise ein Zeichnungsteil in der Technik definiert und mit Statuswechsel an die Arbeitsvorbereitung weitergereicht. Dort wird die Beschaffungsart festgelegt, bei Kaufteilen ergänzt nun beispielsweise der Einkauf weitere Sichten. Bis ein Material vollständig angelegt ist, haben sich zahlreiche Abteilungen an dem Prozess beteiligt. «Die Anleger werden durch vorgelegte Daten und Wertelisten, automatische Unterstützung und den Wegfall aufwändiger Nachprüfungen weitestgehend entlastet», sagt Wilfried Rupnow und ergänzt: «So können sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.»

Qualität der Daten optimieren

In diesen drei Schritten lässt sich Master Data Governance mit simus classmate benutzerfreundlich, sicher und flexibel umsetzen. Sowohl für die grundlegende Bereinigung als auch für die Beantragung und Pflege im laufenden Betrieb hält simus classmate mächtige Werkzeuge und komfortable Funktionen bereit, die gezielt für diese Aufgaben entwickelt wurden. Die höhere Benutzerfreundlichkeit führt zu schnellen und fehlerfreien Abläufen nach geltenden Normen und Regeln. Die notwendigen Prozesse werden in drei standardisierten Schritten etabliert, die Ergebnisse mit dem ERP-System synchronisiert. Unternehmen verwirklichen so effiziente Prozesse bei voller Datenhoheit ihres ERP-Systems. - kmu - SMM

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