Servicemanagement So werden Maschinen effizient gewartet

Redakteur: Luca Meister

Fleischverarbeitende Maschinen verkaufen, montieren, warten und reparieren – das gehört zu den Kernkompetenzen der Bruno Gubler AG. Um diese Abläufe in Zukunft professioneller und kostensparender durchzuführen, setzt das Unternehmen auf das innovative Servicemanagementsystem «Evatic» der Mathys Informatik AG.

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Mit dem Servicemanagementsystem «Evatic» lassen sich Adressen direkt auf Kalendersysteme übertragen, dank denen die Monteure die anvisierten Objekte stets finden.
Mit dem Servicemanagementsystem «Evatic» lassen sich Adressen direkt auf Kalendersysteme übertragen, dank denen die Monteure die anvisierten Objekte stets finden.
(Bild: Mathys Informatik)

Die Kundenzufriedenheit steht bei der Bruno Gubler AG in Oberentfelden zuoberst auf der Prioritätenliste. Ein Instrument, um dieses Ziel zu erreichen, ist das systematische Servicemanagement, mit dem die Monteure vollautomatische Vakuum-Abfüllsysteme, Rauch- und Kochanlagen, Schneidemaschinen, Metallsuchgeräte, Röntgengeräte und Auftauanlagen warten und reparieren können. «Bis im Winter 2014 arbeiteten unsere Servicetechniker noch mit Rapporten aus Papier. Diese bildeten eine stete Fehlerquelle», sagt Geschäftsführer Bruno Gubler. «Wir hatten bis anhin auch keinen Überblick über die Gerätehistorie sowie die bereits durchgeführten Reparatur- und Serviceaufträge. Zudem waren wiederkehrende Wartungen nur sehr umständlich zu organisieren; generell war die Planung der Technikereinsätze sehr aufwendig.

Des Weiteren hatten die Techniker keinen Zugriff auf den Ersatzteilstamm und Ersatzteilerfassungen gingen häufig vergessen. Ferner waren die bis anhin benötigten, verschiedenen Programme kostentreibend und erforderten eine Mehrfacheingabe der Daten.» Da das Unternehmen bereits seit 2003 vollumfänglich in den Bereichen Netzwerkinfrastruktur und ERP von der Mathys Informatik AG in Unterentfelden betreut wird, entschied es sich aufgrund der umfangreichen Branchenkenntnisse seines Anbieters und des massgeschneiderten Funktionsumfangs für das Managementsystem «Evatic».

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Ablauf einer Reparatur

Wie funktioniert dieses System konkret? Meldet ein Kunde eine Störung an einer Verarbeitungsmaschine, prüft der technische Leiter der Firma Gubler die Störungsmeldung, priorisiert sie und entscheidet, ob die Störung telefonisch behoben werden kann, ob ein Ersatzteil aus dem Lager direkt an den Kunden versendet wird oder ob ein Vorort-Einsatz eines Monteurs nötig ist. Steht Letzteres an, koordiniert der technische Leiter den Einsatz mit dem Evatic-PC-Client, disponiert einen Servicetechniker, überträgt die Aufträge auf dessen Tablet, organisiert anhand der Gerätehistorie und Meldungen die benötigten Ersatzteile und plant zusammen mit dem Kunden gemeinsam den schnellstmöglichen Einsatztermin. «Sämtliche relevanten Informationen sind in Evatic abgelegt und werden permanent aktualisiert», sagt Stefan Gygax, Leiter Verkauf und Mitinhaber der Mathys Informatik AG. «So etwa die Anschrift und Kontaktdaten des Kunden, die Koordinaten und der Standort der Maschine, die Störungsart, die Gerätehistorie, die Vertragsdaten, Handbücher und Geräteschemata.» Weiter erhält der Techniker auch Angaben, ob es sich beim Service-Einsatz um einen Garantiefall handelt, ob der Kunde spezielle Vereinbarungen mit dem Unternehmen getroffen hat oder ob bei einer der Maschinen eine regelmässige Wartung ansteht und diese gleichzeitig abgearbeitet werden kann. Während der Reparatur erfasst der Techniker den digitalen Rapport auf seinem Tablet mit sämtlichen relevanten Daten wie der Weg- und Arbeitszeit sowie den ausgeführten Arbeiten und erstellt bei Bedarf Fotos über den Gerätezustand. Ebenfalls sendet er – sofern erforderlich – die Bestellung von Ersatzteilen zurück an die Disposition. Nach Abschluss der Arbeiten stellt der Monteur den elektronischen Rapport der Administration zu, worauf diese automatisch die Rechnung erstellt.

Individuelle Anforderungen meistern

Maschinen und Geräte für die Verarbeitungsprozesse unterliegen in der Lebensmittelindustrie strengen Richtlinien. «Entsprechend legten wir von Projektbeginn an grossen Wert auf das Erfüllen der hygienischen und thermischen Aspekte sowie auf kleinstmögliche Ausfallzeiten», erklärt Bruno Gubler. Evatic unterstützt das Unternehmen, um im Störungsfall so rasch wie möglich reagieren zu können und eine stete Erreichbarkeit für die Kunden, unbürokratische Hilfe und eine bestmögliche Verfügbarkeit der Ersatzteile sicherzustellen. Das ganzheitliche System ermöglicht dank verbesserter und vereinfachter Arbeitsprozesse zudem, viel Zeit und somit auch Kosten einzusparen.

Die Administration, die Disposition und der Verkauf/die Geschäftsleitung arbeiten mit dem Modul «Evatic Service», während die Techniker «Evatic Mobile Service» benutzen. «Zusätzlich wird mit ‹Evatic Exchange Sync› sichergestellt, dass die terminierten Projekte auch als Termine im Outlook-Kalender der Techniker ersichtlich sind», sagt Stefan Gygax. Ausserdem wurde eine vollautomatische Schnittstelle zwischen dem ERP-System «europa3000», das der Debitorenverwaltung und den buchhalterischen Prozessen dient, und dem Evatic-Servicemanagement implementiert. Diese dient dem Datenaustausch zwischen beiden Werkzeugen, so dass elektronische Rapporte aus Evatic direkt in dieses ERP-System eingelesen und dadurch die Serviceleistungen direkt und zeitnah fakturiert werden können.

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