Sourcing Lieferanten bewerten und die Zusammenarbeit verbessern

In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld beeinflusst die Zusammenarbeit mit Lieferanten immer stärker den Unternehmenserfolg. Mit einem kontinuierlichen Bewertungs- und Verbesserungsprozess lassen sich diese Beziehungen gezielt steuern.

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MPDV Mikrolab GmbH

SGT Sinterform-Gleitlager-Technik AG

proALPHA Schweiz AG

Einkaufsabteilungen sind heute nicht nur in der Pflicht, über niedrige Einkaufskonditionen Kosten zu senken. Weil Innovationen aus der Supply Chain auch die eigene Marktposition verbessern, muss der Einkauf viel stärker als früher Lieferanten dabei unterstützen, Innovationen voranzutreiben. Die Rolle des Einkäufers wandelt sich also vom Kostensenker zum Partnermanager. Gemeinsam suchen sie nach Wegen, die Zusammenarbeit zu verbessern, Potenziale für Kosteneinsparungen auszuloten und Risiken zu minimieren. Denn die enger werdenden Partnerschaften zwischen Unternehmen und Zulieferern erhöhen die Abhängigkeiten - und damit die Risiken. Ein Prozess für Performance- und Risikomanagement sorgt für die nötige Klarheit und Sicherheit.

Transparenz ist Trumpf

Ein Lieferant, der weiss, dass er regelmässig bewertet wird, und die Kriterien kennt, wird sich gezielt um Verbesserungen in den relevanten Disziplinen bemühen: Transparenz motiviert und steigert langfristig die Performance. Ein systematisches Vorgehen sorgt dabei für Klarheit - sowohl bei den bewerteten Lieferanten als auch im Unternehmen. Ein diffuses Bauchgefühl weicht klar definierten Kenngrössen, die auch Vergleiche zwischen Ländern oder Unternehmensbereichen ermöglichen. Im Unternehmen etabliert sich ein gemeinsames Verständnis, welche Lieferanten strategisch wichtig sind und daher in das Scoring einbezogen werden. Und schliesslich hilft ein strukturierter Prozess dabei, den Aufwand für Datensammlung und Auswertung so gering wie möglich zu halten.

Bewertung nach Best Practices

In der Autoindustrie wurde dieses Vorgehen in den letzten Jahren zunehmend perfektioniert, nicht zuletzt mit Hilfe externer Berater. Inzwischen setzt sich dieses Verfahren mit sieben Phasen auch in anderen Branchen durch:

1. Vorbereitung

Zunächst legt die Beschaffungsabteilung wesentliche Produkt- und Servicekategorien und die dafür relevanten Zulieferer fest. Typischerweise werden nur strategisch wichtige Lieferanten in ein solches Programm aufgenommen. In der Regel sind dies weniger als 5 Prozent aller aktiven Lieferanten. Unternehmen, die eine moderne Bewertungssoftware nutzen, können auf eine Bibliothek mit Musterfragebögen zurückgreifen und diese für sich anpassen. Zu Beginn wird ausserdem ein internes Bewertungsteam aus Einkauf, Qualitätssicherung und Anwendern der bezogenen Produkte gebildet.

2. Bewertungsphase

Über einen definierten Zeitraum geben alle Teammitglieder ihre Bewertungen ab. Bei einem Software-gestützten Prozess sehen die Verantwortlichen laufend, welche Teammitglieder bereits ihre Beurteilung abgeschlossen haben. So lässt sich ausstehendes Feedback leichter nachverfolgen.

3. Datensammlung

In dieser Phase werden Daten aus verschiedensten Quellen konsolidiert. Dazu gehören die Daten, die die Zulieferer über ein Supplier Portal beisteuern, und die Ratings aus dem Bewertungsteam – aber auch zusätzliche Firmeninformationen von Anbietern wie Bisnode oder Bureau Van Dijk. Sämtliche Daten werden mit Blick auf verschiedene Auswertungsdimensionen zusammengeführt und anschliessend in einer Supplier Scorecard visualisiert. Aus den Daten lassen sich zudem Risikoprofile für einzelne Lieferanten ableiten. Auch dies kann Software-gestützt und automatisiert erfolgen.

4. Performance- und Risikoanalyse

Anschliessend werden verschiedene Performance-Kennzahlen untersucht und mit einem Benchmark abgeglichen. Eine Einordnung unter den Besten einer bestimmten Kategorie, ein sogenannter „Best-in-Class-Vergleich“, liefert wertvolle Einschätzungen. Besonders wichtig ist, dass auch mögliche Auswirkungen der identifizierten Risiken analysiert werden.

5. Kommunikation

Nach der Analyse werden die Ergebnisse innerhalb des Unternehmens und an die Zulieferer kommuniziert. Hierbei müssen auch kritische Vorfälle im Bewertungszeitraum angesprochen werden.

6. Entwicklungsplan

Einkauf und Zulieferer besprechen im Anschluss Möglichkeiten und Ideen für Verbesserungen. Sie setzen sich qualitative und quantitative Ziele, die in einem Entwicklungsplan festgehalten werden und definieren zudem passende Messgrössen (KPI).

7. Überprüfung

Damit die Wirkung der Bewertung nicht verpufft, muss der Einkauf den Fortschritt des Entwicklungsplans laufend überwachen. Genauso wichtig ist eine kritische Reflexion der Bewertungsziele, Dimensionen und Messgrössen. Nur so kann der Gesamtprozess der Lieferantenbewertung kontinuierlich verbessert werden.

So ressourcenschonend wie möglich

Eine strukturierte Lieferantenbewertung manuell zu administrieren und zu steuern, ist viel zu aufwändig. Passende Softwarelösungen helfen, weil sie viele Aufgaben automatisieren. Besonders praktisch sind integrierte Source-to-Pay-Suiten wie Ivalua, die alle relevanten Bereiche wie Lieferantenmanagement, Sourcing und Procure-to-Pay mit einem Datenmodell abdecken. Sie ermöglichen einen 360-Grad-Blick auf die Lieferanten.

Moderne Lösungen machen den Einkauf intern zudem völlig autark und entlasten gleichzeitig die IT. Denn die Administration des gesamten Prozesses, von der Definition über die Datensammlung und die Auswertungen bis hin zur Kommunikation mit den Stakeholdern, erfordert keine IT-Kenntnisse. Der Einkauf kann so seine Lieferanten einfach und kontinuierlich beurteilen.

Die Vorteile sind vielfältig: Wer mit einem klar definierten Prozess und der geeigneten Software seine strategische Lieferanten bewertet, sichert sich nicht nur einen maximalen ROI der für die Bewertung investierten Zeit. Viel wichtiger: Unternehmen heben damit die Performance ihrer Lieferanten, fördern Innovationen und senken die Risiken für das Gesamtunternehmen. <<

*Franck Lheureux ist General Manager EMEA bei Ivalua, der Plattform für die Stärkung der unternehmensweiten Beschaffung. Er ist ein ausgewiesener Supply-Chain-Experte, der weltweit Digital-Transformation-Projekte diverser Fortune 500-Unternehmen begleitet hat. Ivalua ist von Gartner und anderen Analysten als Leader anerkannt. Mehr als 250 Unternehmen steuern damit ein Einkaufsvolumen für direkte und indirekte Ausgaben von über 500 Milliarden US-Dollar.

Beschaffungsmanagement

Procure-to-Pay der Extraklasse

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