proAlpha: Update für ERP-Systeme Zum zukunftssicheren ERP-System wechseln

Nicht mehr aktuelle ERP-Systeme bremsen den digitalen Fortschritt. Beispielsweise lassen sich zusätzliche Prozesse nicht mehr abbilden, IoT- oder KI-Projekte nicht integrieren. proAlpha erläutert die entscheidenden Kriterien für einen Wechsel zu einer aktuellen ERP-Software.

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Es gibt klare Indikatoren, dass die aktuelle Software das Unternehmen bremst. Beispielsweise lassen sich unterschiedliche Softwaremodule nicht integrieren. Daten müssen gedruckt und in einem anderen System eingetippt werden. Laufzettel wandern durchs Unternehmen. Falls die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten primär noch per Brief, E-Mail oder Telefon läuft, sind Prozesse ebenfalls nicht mehr auf der Höhe der Zeit. Die Alarmglocken sollten schrillen, wenn Berichte für das Management mehrere Tage bis Wochen benötigen und Mitarbeitende wegen zahlreicher Rückfragen nicht mehr die ihnen obliegenden Aufgaben bewältigen. Wenn in kürzeren Intervallen die Lagerbestände nicht den gespeicherten Daten entsprechen und eine Inventur gemacht werden muss, ist das kein gutes Zeichen.

Realität ungeschönt erkennen

Zeigen sich diese und ähnliche Symptome, wird es höchste Zeit, das ERP-System auf den Prüfstand zu stellen. Früher haben ERP-Projekte mehrere Jahre gedauert, mit ungewissem Ausgang und grossen Risiken. Letztere sind dank agiler Methoden heute deutlich kleiner geworden. Dennoch hat ein Systemwechsel weitreichende Auswirkungen auf eine Organisation. Zudem fühlen sich IT-Verantwortliche und die Geschäftsleitung oft unsicher. ERP-Systeme sind keine Standard-Serienprodukte. Sie werden allenfalls in zehn- bis zwanzigjährigen Intervallen ausgetauscht. Ein Unternehmen, das einen fälligen Wechsel vor sich herschiebt, beschneidet nicht nur seine eigene Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Es trägt seine Schwächen durch viel unnötige Mehrarbeit auch auf dem Rücken der Mitarbeitenden aus. In Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels und steigender Wechselbereitschaft ist das keine zukunftsträchtige Strategie.

Ressourcen klären, aufrichtig kommunizieren

Weitere Aspekte, die zu Beginn eines Softwarewechsels zu klären sind, betreffen das Budget, die Ressourcen und das Timing. Zusätzlich zum Budget müssen auch die erforderlichen internen Kapazitäten freigeschaufelt werden – denn ein ERP-Projekt lässt sich nicht mal so nebenbei verwirklichen. Zur Abschätzung des eigenen Aufwands gibt es eine Faustformel: Für jeden Manntag eines ERP-Beraters können zweieinhalb bis drei Manntage eigene Arbeit hinzugerechnet werden. Da ein so grosses Projekt auch Ängste in der Belegschaft schürt, ist es wichtig, aktiv über das Projekt zu informieren. Die Kommunikation soll dabei nicht nur kommende Änderungen umfassen, sondern auch klarstellen, was sich nicht ändern wird. Denn gerade in bewegten Zeiten schafft Klarheit viel Stabilität in der Belegschaft. Und in Zeiten des Fachkräftemangels ist jeder Mitarbeiter wertvoll, der dem Unternehmen treu bleibt.

Optimal passende Software finden

Erst nach Klären aller Rahmenfaktoren kann man die Auswahl eines geeigneten Systems beginnen. Ehemals waren Pflichtenhefte zu Funktionalitäten häufig sehr umfangreich – sie füllten mehrere Aktenordner. Heute führt das immer seltener zum Ziel, denn die meisten ERP-Systeme sind sich im Funktionsumfang inzwischen sehr ähnlich. Entscheidender sind Unterschiede bei den Integrationsmöglichkeiten und bei der Automatisierung. Gelingt es, Prozesse End-to-End abzubilden, lässt sich maximale Produktivität erreichen. Allerdings sollte man bedenken, dass nicht alles, was möglich ist, auch einfach realisierbar ist. Insbesondere Automatisierungsfunktionen müssen leicht zu bedienen sein. Ansonsten werden sie nicht genutzt. Es lohnt sich, besonders auf die Usability zu achten. Nur so findet das Personal schnell Zugang zur Software und arbeitet rasch produktiv.

Kosten minimieren

Der Wechsel zu einem alternativen ERP-System ist ein komplexes Projekt und unterliegt damit entsprechenden Risiken. Aufgrund der Bedeutung des ERP-Systems als Prozessrückgrat des Unternehmens können sich Risiken erheblich auswirken. Fünf Massnahmen tragen wesentlich dazu bei, unnötige Kosten zu vermeiden und kostengünstig eine wirtschaftliche Software zu installieren.

• Mit Unklarheiten rechnen: Eine perfekte Planung gibt es nicht. So kann es vorkommen, dass wesentliche Forderungen übersehen oder Erwartungen nicht erfüllt werden. Wird agil und mit Prototypen gearbeitet, sehen die User viel schneller ihr neues Arbeitsumfeld und Änderungswünsche lassen sich schneller berücksichtigen.

• Auf unternehmensspezifische Prozesse fokussieren: Projektteams sollten keine Zeit mit der Definition von Standardprozessen vergeuden. Berater müssen daher mit branchenspezifischen Templates aufwarten können, um nicht bei null anzufangen.

• Einfache Anpassungsfähigkeit einfordern: Customizing kostet – nicht nur aktuell, sondern auch bei jedem weiteren Update. Früher gab es dazu keine Alternative, heute bieten viele Systeme neben branchenspezifischer Funktionalität auch umfassende Konfigurationsmöglichkeiten. Das erübrigt weitgehend Sonderprogrammierungen.

• Schnittstellen-Vielfalt vermeiden: Eine einzelne Schnittstelle zu warten, ist überschaubar. Kommen aber mehrere hinzu, wird es unübersichtlich, die Wartung wird kostenträchtig. Deshalb ist es wichtig, realistische Ziele festzulegen. Damit ist auch die künftige IT-Architektur klar definiert.

• Anzahl an Beratertagen minimieren: Erfahrene Consultants sind rar, die Tagessätze hoch. Umso günstiger ist es, wenn ERP-Berater auch von remote helfen und stundenweise Hand anlegen können. Das minimiert erheblich die Kosten – nicht nur für die Anfahrt, sondern bei der Installation der Software und im Training des Personals.

Mental vorbereiten

Ob die ERP-Einführung als Erfolg gewertet wird, hängt nie allein an der Technik. Ganz wesentlich sind auch Prozess- und Organisationsthemen – und vor allem das Erwartungsmanagement. Denn nicht für alle ändert sich mit einem neuen System sofort alles zum Besseren. Wer den Anwendern das Blaue vom Himmel verspricht, darf sich nicht wundern, wenn es dann im Projekt hakt. Projektverantwortliche, die dies beherzigen und ihr Projekt solide aufstellen, erfüllen alle Voraussetzungen, um mit ihrer neuen Software in die digitale Zukunft durchzustarten. SMM

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