Mehrwert dank Künstlicher Intelligenz Dokumentenverarbeitung mittels Künstlicher Intelligenz

Von Anne Richter

Täglich müssen Büroangestellte Daten aus Dokumenten manuell auslesen und in eine ERP oder Buchhaltungssoftware eingeben. Das ist ineffizient, zeitaufwändig und kostet Unternehmen viel Geld. KI- (Künstliche Intelligenz) basierte Software Lösungen, können den ganzen Verarbeitungsprozess vollautomatisch übernehmen.

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Manuelle Dokumentenverarbeitung ist einerseits ziemlich fehleranfällig und andererseits für die Mitarbeiter eine sehr eintönige Arbeit. Doch dank Künstlicher Intelligenz gibt es schnell integrierbare Software-Lösungen.
Manuelle Dokumentenverarbeitung ist einerseits ziemlich fehleranfällig und andererseits für die Mitarbeiter eine sehr eintönige Arbeit. Doch dank Künstlicher Intelligenz gibt es schnell integrierbare Software-Lösungen.
(©Pixels Hunter - stock.adobe.com)

Im Zuge der ersten Industrialisierung kam der Taylorismus auf. Ziel war es, die Arbeitsproduktivität der Menschen zu steigern, in dem die Arbeit in kleinste Einheiten aufgeteilt wurde. Dadurch war es möglich, den Arbeitsinhalt schnell und repetitiv zu erledigen. Obwohl die Produktivität erheblich gesteigert werden konnte, litten die Menschen unter den sich stark wiederholenden und monotonen Tätigkeiten, teilweise mit gravierenden physischen und psychischen Folgen. Man könnte meinen, dass im Zuge der Robotisierung und Digitalisierung in der Arbeitswelt solche Tätigkeiten weitgehendst eliminiert wurden. Doch weit gefehlt.

Trotz Unzufriedenheit wird manuell gearbeitet

Ein Paradebeispiel für solche Administrationsarbeiten, ist die Bearbeitung von Dokumenten. So sehen sich schon kleine und mittlere Unternehmen im Tagesgeschäft mit einem enormen Volumen an Daten konfrontiert. Zwar stapeln sich die Lieferscheine und Rechnungen nicht mehr in physischer Form auf dem Bürotisch, doch auch PDFs, Word-Dokumente oder Scans lassen das E-Mail-Postfach überquellen. Um einen Prozess durchzuführen, müssen die Informationen möglichst schnell in der Unternehmenssoftware, beispielsweise im ERP oder Buchhaltungssystem erfasst und weiterverarbeitet werden. Mittlerweile haben die meisten Unternehmen erkannt, dass es nicht zielführend ist, wenn Mitarbeiter manuell Daten in den Computer abtippen müssen. Auch kann es sich kein Unternehmen mehr leisten, seine Mitarbeiter stundenlang Dokumentenarchive durchforsten zu lassen, nur um dann am Ende trotzdem nicht die relevanten Informationen zu finden. Und: Wo Menschen am Werk sind, passieren häufig auch Fehler. Doch trotz dieser Erkenntnis und dem Fakt, dass mittlerweile diverse auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierte Automationstechnologien bestehen, investieren Unternehmen immer noch viel Ressourcen in die manuelle Administration von Dokumenten. Warum?

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Kurzfristige Perspektive und falscher Einsatz von Technologien

Viele Unternehmen sehen die manuelle Erfassung von Daten immer noch als billige Alternative zur Bearbeitung von Dokumenten. Doch das ist ein Trugschluss. Haupttreiber für dieses kurzfristige Denken sind:

  • 1. Angst - Die meisten fürchten sich vor der Integration, Schulung und Wartung eines neues Softwaresystems – denn das bedeutet immer Planung und somit Mehraufwand nebst dem laufenden Tagesgeschäft
  • 2. Unreife Technologie - Handelsübliche OCR (Optical Character Recognition) Systeme, der Status Quo der Automationslösungen, sind oftmals nicht in der Lage zuverlässig Daten aus Dokumenten zu extrahieren. Insbesondere bei Dokumenten mit Tabellendaten stösst die OCR Technologie an ihre Grenzen und führt unweigerlich zurück zur manuellen Dateneingabe.

Dank KI gibt es schnell integrierbare Software Lösungen

Seit wenigen Jahren ist die künstliche Intelligenz so weit gereift, dass es Algorithmen gibt, die dem menschlichen Leseverhalten und Leseverständnis sehr ähnlich sind. Wie ein Mensch ist sie in der Lage, generisch sämtliche Informationen unabhängig vom Dokumentenformat- und typ zu extrahieren, zu analysieren und vollautomatisch im ERP zu verarbeiten. Die Involvierung des Menschen wird dabei auf ein absolutes Minimum reduziert. Der Mitarbeiter muss in äussersten Spezialfällen und bei Entscheidungen eingebunden werden. Durch offene Standardschnittstellen lässt sich die Technologie – plug-and-play- in jedes ERP integrieren, ganz ohne Systembrüche. Da die Lösung auf den bestehende Geschäftsprozessen- und logiken aufbaut, ist zudem keine Umschulung der Mitarbeiter nötig. Schon kurz nach der Implementation lassen sich so hohe Kosten sparen und repetitive Administrationstätigkeiten vollständig eliminieren. Der Wertschöpfungszuwachs wäre dann auch im Sinne von Herrn Taylor, nur wesentlich humanistischer. Man gewinnt nämlich mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Sofortiger Mehrwert für Maschinenbauer

Das gute an der BLP-Software ist, dass die ausgeklügelte KI-basierte Technologie nicht erst antrainiert werden muss, sondern auch bei neuen Dokumenten sofort funktioniert. Die Software wurde spezifisch für den Maschinenbau entwickelt und kann nahtlos in bestehende Prozesse und Workflows einfügt werden. Dank Plug-&-Play-Schnittstellen ist die KI oft in weniger als einer Woche ins ERP implementiert. Zu den meisten ERP-Systemen gibt es zudem auch schon Standardanbindungen. BLP verspricht, dass schon ab dem ersten Tag jedes zweite Dokument vollautomatisch, also ohne jegliche menschlichen Eingriffe prozessiert wird. In den darauffolgenden Wochen und Monaten kann dank Machine Learning eine weitere Steigerung der Vollautomationsrate erreicht werden. Damit gehören die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen von Lieferanten, sowie Anfragen und Bestellungen von Kunden der Vergangenheit an. Die Zukunft liegt also in der KI-gestützten Datenextraktion- und -verarbeitung von Dokumenten. -ari- SMM

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